مكتب أمين المظالم
يقدم مكتب أمين المظالم في الويبو المساعدة السرية والحيادية والمستقلة وغير الرسمية لجميع موظفي الويبو الذين يواجهون مشاكل مهنية أو تؤثر على أنشطتهم المهنية. ويؤدي أمين المظالم دورًا في منع نشوب المنزاعات وإقامة علاقات عمل سلمية، ويقترح حلاً داخلياً يحل محل الأساليب الرسمية للتعامل مع الشكاوى.
ويدعو أمين المظالم إلى التطبيق العادل والمنصف للإجراءات ويقدم طائفة من الخدمات غير الرسمية المصممة خصيصاً لتسوية المنازعات، والتي تسعى جاهدة إلى إيجاد حلول ودية ومستدامة مرضية لجميع الأطراف، وتعزيز مبادئ وقيم الاحترام في مكان العمل. ويلتزم أمين المظالم بالسرية التامة ولا يمكنه الكشف عن هوية أي شخص أو اتخاذ أي إجراء دون موافقة مسبقة من الشخص المعني. ولا يُطلب منه الإدلاء بشهادته في الإجراءات الرسمية أو الكشف عن أي معلومات سرّية. ولا يحتفظ بالملفات الرسمية، وأي اتصالات مع أمين المظالم تظل سرّية للغاية. ولا يتلقى مكتب أمين المظالم شكاوى ضد المنظمة ولا يجري التحقيقات. وأخيراً، فهو لا يحل محل القنوات الرسمية.
ونظراً لأن أمين المظالم يعمل بشكل مستقل، فهو مسؤول مباشرة أمام المدير العام للويبو. ولا يمارس أي سلطة إدارية ولا يمكنه وضع أو تعديل أي سياسة أو فرض حل معين، لكنه يحدد الاتجاهات والمخاطر النظامية التي تساعد المديرين على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن السياسات والإدارة والتي يمكن أن تساعد على تهيئة بيئة عمل أكثر احتراماً وتناغماً. وفي نهاية كل سنة تقويمية، يرفع أمين المظالم تقريراً سنوياً، بما في ذلك إحصاءات عامة عن عدد القضايا التي عالجها، وتحليلاً للاتجاهات والتوصيات للمستقبل.
ويؤدي أمين المظالم في الويبو واجباته وفقًا لما تنص عليه مدونة الأخلاقيات ومعايير الممارسة الصادرة عن الرابطة الدولية لأمناء المظالم.
تشمل أنشطتنا ما يلي:
الاستماع الحيادي والنشط
خلال عملية الاستشارة، يستمع أمين المظالم بحيادية ونشاط. وقد أظهرت التجارب أن القدرة على مناقشة القضايا بصراحة تعطي فكرة واضحة عن الاهتمامات والاحتياجات الأساسية
تقييم الخيارات المتاحة
يفحص أمين المظالم والشخص الذي يطلب خدماته بشكل مشترك مختلف العناصر المكوّنة للمنازعة ويجري بحث الخيارات حول أفضل السبل لمعالجة هذه القضايا، من خلال الموازنة بين إيجابيات وسلبيات كل عنصر. ويمكن أن يساعد تبني منظور جديد والنظر في القضايا من زوايا جديدة، في المضي قدماً.
توصيل المعلومات وإحالة القضايا
يمكن لأمين المظالم إسداء المشورة بشأن السياسات والقواعد والإجراءات المتاحة أو حول إمكانية الحصول على مشورة متخصصة فيما يتعلق بالمسائل الإدارية أو القانونية. واعتمادًا على طبيعة الحالة، يمكن أيضاً إحالة الشخص الذي يسعى إلى الحصول على خدمات أمين المظالم إلى موارد داخلية أو خارجية أخرى قادرة على تقديم المساعدة المناسبة.
تقصي الحقائق غير الرسمي.
لا يجري أمين المظالم تحقيقات رسمية. ومع ذلك، غالباً ما يُطلب منه النظر في حالة معيّنة ومتابعتها. ومن خلال تقصي الحقائق غير الرسمي، يفحص أمين المظالم الأحكام التنظيمية أو القانونية أو الإدارية، أو يثبت الحقائق الكامنة وراء حالة معينة. وقد يعني ذلك بعض التفاعل مع المشرفين وإدارة الموارد البشرية وخدمات أخرى من المنظمات.
التدريب على تسوية المنازعات
قد تكون مساعدة الأفراد على مساعدة أنفسهم هي المسار المختار في بعض الحالات. ويمكن أن يتلقى الموظفون تدريباً يمكن لمساعدتهم في إعادة إقامة حوار مع زميل أو مشرف أو معالجة مشكلة بطريقة مباشرة. وقد يكون هذا التدريب في شكل لعب الأدوار، على سبيل المثال، أو تقديم المشورة بشأن استراتيجيات التواصل اللاعنفي وأساليب الكتابة البناءة.
الدبلوماسية المكوكية
في بعض الحالات، قد يتنقل أمين المظالم ذهاباً وإياباً بين الأطراف، وينقل المعلومات والتعليقات، من أجل حل مشكلة معينة. ويمكن تطبيق الدبلوماسية المكوكية عندما ينقطع الاتصال بين الأطراف أو عندما يتطلب حل مشكلة ما اتباع نهج تدريجي نحو النتيجة المرجوة. ويمكن أن يكون هذا النهج مفيداً أيضاً في تمهيد الطريق لتجتمع الأطراف.
الوساطة
عند الطلب، وعند الاقتضاء، يمكن لأمين المظالم أن يعمل كوسيط، ويسهل عملية منظمة للتواصل بين الأطراف، والمساعدة على العمل من أجل التوصل إلى حلول متفق عليها بشكل متبادل أو تحسين علاقات العمل الخاصة بهم.
توصيل المعلومات
من خلال التفاعل مع الأفراد، ومن خلال التقييم الدقيق لمختلف المشكلات التي أثيرت مع مرور الوقت، يحدد أمين المظالم الاتجاهات والقضايا النظامية ويقدم توصيات إلى المدير العام والمسؤولين الآخرين المعنيين، فيما يتعلق بتحسين السياسات والممارسات التي يمكن أن تساعد على تهيئة بيئة عمل توافقية وقائمة على الاحترام.